Zacznij od celu i granic projektu
Przed rozmową o cenie opisz, po co powstaje projekt i kto będzie z niego korzystać. Zamiast samego „potrzebujemy materiałów reklamowych” napisz, czy chodzi o uporządkowanie wyglądu marki, przygotowanie kampanii na konkretną okazję, czy stworzenie zestawu grafik do regularnych publikacji. Dodaj, do jakiej grupy odbiorców kierujesz przekaz i gdzie materiały będą używane. Taki kontekst pomaga wykonawcy zaproponować rozwiązanie pasujące do zadania, a nie tylko wycenić listę formatów.
Następnie określ granice zlecenia: co wchodzi w zakres, a co pozostaje poza nim. Jeśli zlecasz projekt strony docelowej, ustal, czy obejmuje on również teksty, dobór zdjęć, przygotowanie wersji mobilnej i wdrożenie. Nie trzeba przewidywać każdej drobnej czynności. Warto jednak nazwać elementy, których pominięcie zmieniłoby oczekiwaną pracę. Osobno zanotuj pomysły do ewentualnego kolejnego etapu, aby nie mieszały się z uzgodnionym zakresem.
Opisz rezultaty tak, by dało się je sprawdzić
Rezultat to nie tylko ogólne hasło, takie jak „nowa identyfikacja”, lecz konkretny zestaw materiałów. Przy każdym elemencie zapisz liczbę wersji, przeznaczenie i format przekazania. Przykładowo: projekt znaku w wersji podstawowej i uproszczonej, pliki do druku i do publikacji cyfrowej oraz krótka instrukcja stosowania. Przy kampanii mogą to być teksty reklam, projekty grafik w ustalonych wymiarach i plik z propozycją ich rozmieszczenia. Taki opis pozwala obu stronom ocenić, czy praca została dostarczona w uzgodnionej postaci.
Oddziel materiały gotowe do użycia od plików roboczych. Eksport grafiki do publikacji nie jest tym samym co plik umożliwiający samodzielną edycję projektu. Ustal też, czy wykonawca przygotowuje warianty językowe, dopasowania do różnych kanałów lub zestaw materiałów źródłowych. Jeśli potrzebne będą zdjęcia, ilustracje albo fonty, wyjaśnij, kto je dostarcza lub wybiera oraz czy ich pozyskanie jest częścią zlecenia.
Rozdziel zadania klienta i wykonawcy
Nawet dobrze opisany rezultat trudno przygotować bez materiałów wejściowych. Wypisz, co dostarczysz jako zlecający: informacje o ofercie, dotychczasowe logo, dostęp do potrzebnych narzędzi, wytyczne marki, zdjęcia produktów czy dane kontaktowe do umieszczenia na projektach. Zaznacz, kto odpowiada za sprawdzenie poprawności nazw, cen i innych informacji przekazanych do publikacji. Jeżeli treści dopiero powstaną, wskaż, czy pisze je wykonawca, czy otrzyma je od Ciebie.
Po stronie wykonawcy opisz działania prowadzące do uzgodnionych rezultatów, na przykład przygotowanie propozycji, naniesienie poprawek i przekazanie plików. Ustal jedną osobę zbierającą uwagi po stronie firmy. Gdy kilka osób wysyła sprzeczne komentarze osobno, trudno rozstrzygnąć, które zmiany są obowiązujące. Warto także wskazać, kto podejmuje ostateczną decyzję o akceptacji danego etapu.
Ustal etapy, terminy i sposób zgłaszania poprawek
Zamiast jednej daty zakończenia rozpisz najważniejsze punkty współpracy: przekazanie materiałów wejściowych, pierwszą propozycję, zebranie uwag, przedstawienie poprawionej wersji i dostarczenie plików końcowych. Terminy powinny uwzględniać czas potrzebny obu stronom. Można ustalić, że kolejny etap zaczyna się po otrzymaniu kompletu materiałów lub jednej zbiorczej informacji zwrotnej. Dzięki temu widać, co wymaga działania, gdy praca się zatrzymuje.
Doprecyzuj, ile rund poprawek obejmuje zlecenie i jak będą zgłaszane. Runda może oznaczać jeden zbiorczy zestaw uwag do przedstawionej wersji, a nie dowolną liczbę wiadomości wysyłanych przez kilka tygodni. Pomaga też rozróżnienie korekty w ramach wybranego kierunku od prośby o zupełnie nową koncepcję. Przed startem ustalcie, jak wycenić i zaplanować zadania, które pojawią się później.
Sprawdź ustalenia na jednym prostym przykładzie
Załóżmy, że mała firma zamawia zestaw grafik do kampanii. Przed podpisaniem umowy strony mogą zapisać: cel i kanały wykorzystania, listę formatów, liczbę proponowanych kierunków, zawartość plików końcowych oraz to, kto przygotowuje teksty i zdjęcia. Do tego dochodzą terminy przekazania materiałów, sposób akceptacji projektu i liczba rund poprawek. Jeśli publikacja reklam nie należy do zakresu wykonawcy, warto powiedzieć to wprost.
Na koniec przeczytaj opis zlecenia tak, jakbyś nie uczestniczył w wcześniejszych rozmowach. Czy wiadomo, co dokładnie ma powstać, kto dostarcza niezbędne materiały, kiedy zapadają decyzje i co dzieje się przy zmianie zakresu? Jeśli odpowiedzi wymagają domysłów, dopisz ustalenia przed rozpoczęciem pracy. Przejrzysty opis nie musi być długi; powinien pomagać obu stronom podejmować codzienne decyzje w trakcie projektu.
